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Quel contenu mettre dans ma BDES ?

La loi relative à la sécurisation de l’emploi parue en 2013 comprend un volet consacré au dialogue social en entreprise. Pour que, lors de celui-ci, direction et instances représentatives du personnel, disposent d’informations précises pour faciliter la prise de décision, la BDU (base de données unique) a été instaurée. On parle désormais de BDES pour base de données économiques et sociales. Que contient-elle exactement ? Comment la gérer efficacement ? Quelles sont les obligations légales de l’employeur ?

Un document unique

Base de Données Economiques et Sociales

Avant tout, la BDES est un document unique, lequel rassemble toutes les informations chiffrées relatives à la situation financière et économique de l’entreprise, à sa politique sociale et à ses orientations stratégiques. Ces documents sont intégrés dans des rubriques clairement établies par la loi : investissement social, investissement matériel et immatériel, égalité hommes/femmes, rémunération, activités sociales et culturelles, fonds propres…

Dans cette base, on retrouvera par exemple des tableaux Excel, des comptes-rendus de réunion, des accords d’entreprise, des ordres du jour, des rapports, des graphiques… Chaque document doit être replacé dans son contexte afin d’être exploitable par les IRP lors des consultations périodiques avec la direction.

Comment mettre à jour le contenu de la BDES ?

La BDES est obligatoire dans toutes les entreprises françaises de plus de 50 salariés. Pour être exploitable, elle doit être à jour, c’est-à-dire qu’elle doit contenir des informations qualifiées sur l’année en cours, mais aussi sur les deux années précédentes et, dans une certaine mesure, les trois années à venir. Autant dire qu’un important travail d’actualisation est nécessaire. Pour faciliter la tâche des chefs d’entreprise, il existe désormais des logiciels de gestion de base de données économiques et sociales. Ils sont le plus souvent accessibles sur une plateforme en ligne ; mais vous pouvez aussi héberger la solution et stocker vos données sur vos serveurs internes. L’avantage d’un support numérique pour votre BDES : des mises à jour et des notifications automatiques, une gestion facilitée grâce à l’interfaçage avec votre système d’informations, la gestion des utilisateurs et de leur droit de consultation et, enfin, la confidentialité des données.